Laurence Einfalt, formatrice en organisation personnelle :

"Une meilleure organisation optimise le nombre de m2 occupés !"

Quatre questions à Laurence Einfalt, fondatrice de l’agence Jara, conseil en organisation personnelle, et auteur du livre « S’organiser, c’est facile ! » (Eyrolles 2005)

§§ 1.Comment êtes-vous devenue spécialiste en organisation personnelle ?

Après une formation de psychologue, puis de marketing, j’ai exercé des fonctions de management dans différentes sociétés en côtoyant et observant souvent des personnes dont l’efficacité professionnelle semblait freinée, bien malgré eux, par leur désorganisation... D’où l’idée de créer en 2004 l’agence Jara, première agence de conseil en organisation personnelle en France.

§§ 2. Les salariés ressentent-ils de plus en plus la nécessité de ranger et d’organiser leur espace de travail ?

C’est certain, et cette prise de conscience est encouragée par leurs entreprises qui ne peuvent plus se permettre le gaspillage ! Une étude américaine révèle ainsi qu’un cadre perd en moyenne 6 semaines par an à chercher des informations perdues au milieu de bureaux en désordre. Il arrive aussi qu’un responsable (ou tout un service) perde de la crédibilité en interne et vis-à-vis des visiteurs en étant trop désordonnés. Un bureau mal rangé, où les dossiers s’empilent, peut également inciter à la « procrastination », cette attitude qui consiste à remettre systématiquement au lendemain ses actions…

§§ 3. Et quels sont concrètement les bénéfices de cette organisation maîtrisée ?

Une meilleure organisation personnelle augmente à la fois le bien-être des employés et leur productivité. Etre mieux organisé dans le temps et l’espace permet de gagner en efficacité, en réactivité. On peut alors se consacrer sereinement aussi bien aux urgences qu’aux dossiers de fond. On retrouve en quelques instants (et non plus en quelques heures de "fouilles archéologiques"), n’importe quelle information ou n’importe quel objet. Autre bénéfice : une meilleure organisation limite le nombre de m2 occupés par une personne et réduit considérablement les « espaces morts » parce qu’elle diminue les gestes inutiles, la consommation inconsidérée de fournitures ou de photocopies.

§§ 4. L’optimisation de l’espace est justement une préoccupation récurrente pour les professionnels des Service Généraux…

Les Services Généraux, en effet, sont les premiers concernés au sein de l’entreprise par la nécessité d’une meilleure organisation personnelle de tous les salariés, qui favorise une plus juste combinaison de la qualité de vie et de l’efficacité. J’ai récemment accompagné une personne travaillant au sein d’une grande marque de luxe, et adhérente de l’Arseg. A cette occasion, j’ai pu voir combien cette profession, dont les missions sont très hétérogènes et où il faut gérer en même temps de multiples demandes (celles des collaborateurs, des prestataires, etc.), nécessite une organisation extrême et un vrai sens du timing et des priorités !

§§ Propos recueillis par Marie-Laure Hustache

Quelques astuces de rangement :

 Observez le nombre de mouvements nécessaires pour faire revenir un objet à sa place. Plus vous devez faire de gestes, moins il y a de chances qu’il retourne rapidement à son emplacement. Alors, simplifiez vos habitudes de classement.
 Un objet d’usage pluri-quotidien doit être très près de vous. Un objet d’usage hebdomadaire doit être placé un peu plus loin. Etc ... Dès lors, pourquoi encombrer les tiroirs de votre bureau avec des objets que vous utilisez une fois par mois ?
 Regroupez les objets d’usage commun au même endroit. Si, pour traiter votre courrier, vous utilisez 3 instruments (ouvre lettre, trombones et post-it, par exemple), rangez-les ensemble.
 Etiquetez tout : chemises, pochettes, classeurs. Ne faites pas trop confiance à votre mémoire. Ces quelques minutes "perdues" vous rendront bien service plus tard.
 Ne gardez sur votre bureau que les dossiers sur lesquels vous travaillez en ce moment. Les dossiers "en attente" ou "à lire" doivent être situés plus loin, sur une crédence ou une étagère.
 Pensez "moindre effort" : Gardez tout ce dont vous avez besoin régulièrement à portée de main, de façon à n’avoir qu’une simple rotation de siège à accomplir pour attraper ce que vous cherchez.

En savoir plus : Agence JARA http://www.agence-jara.com