Médecins sans frontières
Service
Recrutement
Type de gestion: 
Pilotage
Disponibilité: 
3 mois
Nombre de sites gérés: 
1
Contrat: 
CDD
Surface gérée: 
moins de 5 000 m²
Salaire proposé: 
moins de 40k
Expérience requise: 
De 2 à 5 ans

Compétences démandées

Field description

Immobilier : gestion des baux, recherche de sites, négociation, property management, travaux, etc.

Field description

Management : management d’équipes, management de prestataires (sous-traitance ou externalisation), négocier son budget, organisation et Ingénierie des Services Généraux, planification etc.

Field description

Exploitation : maintenance des équipements, maitrise énergétique, réparations et petits travaux, etc.

Field description

Services : services attachés au bâtiment (accueil, restauration, sécurité, etc.) ou à destination des utilisateurs finaux (courrier, conciergerie, etc.)

Description de l'offre

Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée: principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins. La section française est présente dans une trentaine de pays.

Dans le cadre d’une création de poste permanent, nous recherchons un(e) Agent Coordinateur(rice) des Services Généraux.

Mission :
Vous contribuez au fonctionnement général du bâtiment par la mise à disposition, l’entretien, la surveillance et le suivi des équipements, des matériels, des fournitures et des services. Vous développez des services de proximité afin de garantir un environnement de travail adapté aux activités et besoins des usagers.

Vous consacrez 20% de son temps à l’encadrement de l’équipe des agents des Services Généraux.

Principales responsabilités :
Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable des pôles Services et Maintenance Courante, l’agent coordinateur saura :

Assurer le support des usagers du site

  • Traiter les demandes d’intervention dans les délais et au niveau de qualité requis
  • Garantir la disponibilité du parc photocopieur et mettre à disposition les fournitures d’impression et de bureaux
  • Contribuer aux opérations d’aménagement / déménagement internes des salariés en coordination avec le département informatique
  • Veiller au confort des espaces de vie et à la disponibilité des outils de travail offerts dans les espaces de vie, salles de réunions et de coworking (supports de présentation, tables, fournitures, etc.)
  • Préparer les salles de réunions selon le planning de réservation (format de la salle, ouverture de cloison, mise à disposition de matériel spécifique, consommables, signalétique)
  • Gérer les commandes de repas servis en salles pour les formations et les réunions internes
  • Gérer le réassort et le complément des bacs de tri sélectifs, la sortie des conteneurs pour enlèvement selon un calendrier établi, et l’évacuation des autres déchets (maintenance, informatique, vrac),
  • Tenir à jour les plans d’occupation, les affichages, signalétiques

Animer la communauté des usagers

  • Travailler en collaboration avec le Pool Event pour offrir des services, animations dans les espaces de détente
  • Informer les salariés des interventions, changements, offres de services, actualités internes et externes
  • Evaluer la satisfaction des clients et leur perception utilisateur

Suivre et contrôler la qualité des prestations sous-traitées : entretien des espaces, les distributeurs de boissons, les expéditions à l’international (type DHL), la prestation de restauration, etc.

Gérer les stocks et les achats récurrents

  • Gérer les stocks et les commandes de fournitures, de petit matériel et de mobilier
  • Assurer le suivi budgétaire des consommables et frais de representatio
  • Coordonner et contrôler les livraisons et les expéditions
  • Optimiser le rangement et la surface des zones de stockage

Participer à la sécurité et sûreté des locaux

  • Gérer les badges d’accès et les clés
  • Vérifier la vacuité des circulations et le fonctionnement des installations de sécurité (issues de secours, BAES, extincteurs, ….)
  • Prévenir tout risque d’incident ou de désagrément en matière sanitaire et de sécurité (contrôle préalable, affichage adapté, confinement)

Encadrer son équipe (3 personnes dont un alternant)

  • Recruter, encadrer, conseiller, supporter, motiver, fédérer ses équipes et développer les compétences de ses collaborateurs
  • Fixer les orientations, définir les objectifs, évaluer le travail
  • S’assurer de la bonne contribution de son service aux projets/travaux transverses/ intra et inter-départements

Activités éventuelles de l’emploi :
En cas d’absence du Responsable des pôles Services et Maintenance Courante, assurer par délégation certaines de ses activités dans le cadre de la continuité du service.

Profil recherché
Formation/Expérience : Formation Bac+2 (BTS, DUT) ou Licence professionnelle en gestion des services généraux. Une expérience professionnelle de trois ans sur un poste similaire ou en charge des services aux occupants est requise.

Langues : Français. L’anglais est un plus (B1).

Compétences et aptitudes :

  • Compétences managériales
  • Savoir gérer plusieurs informations et priorités concomitantes
  • Bonne connaissance des outils bureautiques (pack office)
  • Disposer de connaissances techniques en CVCD (Chauffage, ventilation, climatisation, désenfumage), électricité, plomberie, sécurité incendie
  • Habilitation électrique
  • Très bon relationnel
  • Sens du service et des responsabilités
  • Dynamisme, Rigueur et Autonomie

Statut : Poste cadre, basé au siège à Paris, métro Jaurès.

Conditions : 38.7k€ brut annuel sur 13 mois. 22 jours de RTT par an. Complémentaire santé prise en charge à 100% par Médecins Sans Frontières. Titres restaurants d’une valeur faciale de 9€ (prise en charge à 60% par Médecins Sans Frontières). Prise en charge à 50% du titre de transports en commun.

Poste à pourvoir : Septembre 2020.

Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation et CV) jusqu’au 12/08/2020 inclus.

Seul(e)s les candidat(e)s dont les dossiers auront été retenus seront contacté(e)s.