PLANIFICATION D'UN DÉMÉNAGEMENT D'ENTREPRISE

Un déménagement est important dans la vie d’une entreprise, c’est pourquoi il doit être bien organisé et qu’aucune étape du déménagement ne doit être négligée. Le déménagement d’une entreprise est un véritable projet qui doit être parfaitement planifié.

ETAPE 1 : Les attentes liées au déménagement

Le déménagement peut être motivé par une ou plusieurs raison(s) c’est pourquoi chaque déménagement est unique et doit répondre à différentes attentes. Selon le but visé, un espace de travail plus grand, une réduction des coûts, une fusion d’entreprise ou une zone géographique spécifique, le déménagement ne doit pas être appréhendé de la même façon. Ainsi, définir tous vos besoins est important pour ensuite établir le cahier des charges du déménagement.

ETAPE 2 :Trouver les nouveaux locaux

Afin de trouver l’espace qui va correspondre au mieux à votre activité, à son organisation et à vos besoins, la recherche des nouveaux locaux doit se faire de façon minutieuse. C’est pour cela que la rédaction d’un cahier des charges est essentiel. Il ne faut pas oublié le volet financier qui pourra vous aider dans le choix final de vos futurs locaux. Ensuite, vous pouvez passer une annonce, regarder dans les agences, sur les sites spécialisés et vous pouvez également faire marcher votre réseau. Pour choisir le local et sa situation géographique, les collaborateurs doivent être mis à contribution dans la mesure du possible.

ETAPE 3 : La communication auprès des salariés

Autre point essentiel lors d’un déménagement, il faut avertir dès que possible les salariés qu’un déménagement ainsi les salariés réfractaires seront moins nombreux. Le mieux est d’impliquer les salariés en les faisant visiter les locaux, en prenant en compte leurs avis et suggestions. L’étude de leur contrat de travail est nécessaire pour savoir si vous pouvez faire face à un refus de déménager.

ETAPE 4 : Prendre connaissance de son bail

Il est important de connaître les clauses de son bail pour savoir à quel moment vous avez le droit de résilier et de quelle manière. Si vous avez signé un bail commercial alors le préavis est de six mois avant la fin de la période triennale. Le bailleur doit être prévenu par acte d’huissier ou lettre recommandée avec avis de réception.

ETAPE 5 : La signature du bail

Le bail proposé doit être étudié avant de le signer. Il est possible de négocier le prix, mais aussi les clauses pour qu’il corresponde au mieux aux attentes des deux parties. Si des travaux sont à effectuer, il est important de les commencer au plus tôt pour que tout soit opérationnel le jour de l’emménagement.

ETAPE 6 : Le calendrier du déménagement

Planifier le déménagement permet de ne rien oublier et d’être sûr que le jour J tout sera prêt afin de recevoir les salariés. Ainsi aucune perte de productivité n’est à craindre.

ETAPE 7 : Déléguer

Si le déménagement concerne une grande entreprise, une seule personne ne suffira pas poursuivre le déménagement. Dans ce cas, il est préférable de nommer un responsable dans chaque service pour le déménagement. Ainsi, il pourra coordonner les actions à réaliser.

ETAPE 8 : Choisir le bon prestataire

Avec le cahier des charges établi, vous pouvez comparer les services des déménageurs pour prendre celui qui correspond le plus à vos attentes. Pour faire jouer la concurrence, il sera nécessaire de réaliser plusieurs devis.

ETAPE 9 : La mise en carton

Un tri peut être effectué avant de commencer la mise en carton, que ce soit pour les documents ou pour le mobilier. Affecter un code à chaque service ou bureau pour pouvoir retrouver et remettre à sa place plus facilement les cartons le jour du déménagement.

ETAPE 10 : Les changements administratifs

Une fois le déménagement commencé, il est nécessaire d’opérer tous les changements d’adresse que ce soit pour les administrations, les clients, les fournisseurs. La mise à jour des cartes de visites, des courriers et des factures doivent aussi être réalisées.

ETAPE 11 : Mettre en place le mobilier

Après avoir choisi le mobilier adapté aux locaux ou après avoir effectué le transfert, il faudra tout remettre en place à la suite du déménagement pour rendre opérationnel les locaux.

ETAPE 12 : Le transfert du parc informatique

C’est le même processus à suivre que pour les autres affaires sauf qu’il faudra laisser cette réalisation à des professionnels pour déconnecter et reconnecter les serveurs. Le transfert des lignes doit avoir été effectué.

ETAPE 13 : Le grand nettoyage

Le nettoyage des locaux est important que ce soit pour les nouveaux comme pour les anciens. Les nouveaux vont recevoir les salariés et il faut qu’ils puissent travailler dans de bonnes conditions dès leur arrivée. Puis concernant les anciens, avant de les rendre, une petite rénovation sera peut-être utile ainsi qu’un nettoyage en profondeur

ETAPE 14 : Le responsable déménagement

Il peut être utile de nommer un responsable du déménagement qui pourra recueillir tous les problèmes nés suite au déménagement. Ainsi les salariés sauront à qui s’adresser.